Etiske regler

«Dine handlinger skaper Eidsivas gode relasjoner og omdømme»

Kjære medarbeider, leverandør eller konsulent.

Tillit og troverdighet er viktig for oss i Eidsiva. Derfor ønsker vi å gjøre vårt ytterste for at god forretningsskikk og ansvarlig adferd skal kjennetegne oss og alle deler av vår virksomhet. Eidsivas etiske retningslinjer skal sikre at vi etterlever dette. Dette gjelder for alle som er ansatt i konsernet, og de som opptrer på vegne av Eidsiva.

Våre etiske retningslinjer omfatter regler for god personlig adferd, god forretningspraksis, og varsling og håndtering av eventuelle brudd på retningslinjene. Leverandører og samarbeidspartneres forpliktelser til å etterleve det etiske regelverket avtalefestes i kontrakter og samarbeidsavtaler som Eidsiva inngår.

Jeg oppfordrer alle som jobber i Eidsiva til å være åpne om etiske utfordringer og til å støtte ansatte som sier fra om etiske problemstillinger.

Øistein Andresen
Konsernsjef

Eidsivas etiske regler

Lojalitet

  • Du skal ivareta selskapets interesser og bidra til at mål og strategier for virksomheten blir realisert.
  • Du skal benytte din kompetanse og posisjon til å sikre gode prosesser ved blant annet å gi uttrykk for og lytte til uenighet, før beslutninger blir fattet. Når beslutninger er fattet, skal du lojalt slutte deg til disse.

Arbeidsmiljø

  • Du skal vise respekt og omtanke for andre og arbeide aktivt for et godt arbeidsmiljø preget av likeverd og mangfold.
  • Du skal utføre dine arbeidsoppgaver slik at du ikke setter eget eller andres liv og helse i fare.
  • Du skal vise respekt for andres eiendom og legge vekt på å hindre negative konsekvenser for miljøet.
  • Du skal ikke sette andre i et dilemma med hensyn til regler for god etisk og omdømmebyggende adferd.
  • Hvis du er leder har du et spesielt ansvar for å være et forbilde når det gjelder å ivareta regler for god etisk adferd, og påse at andre er kjent med og etterfølger reglene.

Økonomisk kriminalitet, korrupsjon, habilitet og interessekonflikter

  • Eidsiva har nulltoleranse når det gjelder korrupsjon.
  • Du skal ikke bruke din stilling til personlig vinning.
  • Du skal ikke påvirke eller avgjøre utfallet av en sak mellom Eidsiva og en annen part når du selv eller en av dine nærmeste, for eksempel familie, slekt eller nære venner, er part i saken.
  • Du skal ikke tilby eller ta imot godtgjørelser, tjenester, provisjoner eller andre fordeler som av andre kan vurderes til å påvirke et forretningsmessig forhold. Hvis du er i tvil om habilitet, og ved interessekonflikter, skal du varsle din nærmeste leder, slik at du kan fritas fra videre befatning med saken.

Deltagelse i annen virksomhet

  • Du skal ikke utføre annet lønnet arbeid eller drive privat næringsvirksomhet som vil være i et slikt omfang at det kan gå utover dine forpliktelser overfor Eidsiva.
  • Styreverv hvor du ikke er Eidsivas representant, skal alltid godkjennes på nivå med virksomhetsdirektør eller høyere. Dette omfatter ikke frivillige organisasjoner såfremt vervet ikke er lønnet, eller det setter deg i en interessekonflikt.

Gaver og sosiale arrangementer

  • Du skal ikke tilby eller ta imot gaver eller delta i arrangementer som er egnet til å påvirke objektivitet og uavhengighet.
  • Din deltakelse i forretningsforbindelsers arrangementer skal avklares med nærmeste leder. Reiser og overnatting skal alltid dekkes av Eidsiva.
  • Våre arrangementer, hvor for eksempel kunder, leverandører og offentlige tjenestepersoner deltar, skal være preget av nøkternhet og være innenfor rammen av Eidsivas etiske regelverk.

Bruk av utstyr

  • Du skal som hovedregel bare benytte Eidsivas utstyr og eiendeler i sammenheng med ditt arbeid, og behandle det med omtenksomhet og forsiktighet.
  • Eventuell privat bruk av konsernets utstyr og eiendeler skal følge fastsatte regler og retningslinjer. Du er selv ansvarlig for det utstyret du låner.

Regler for god kommunikasjon

  • Du skal ikke bruke Eidsivas IT-systemer til aktiviteter som strider mot norsk lov, Eidsivas IKT-instrukser eller som kan oppfattes uetisk eller støtende.
  • Du skal ikke bruke Eidsivas elektroniske kommunikasjonskanaler til negativ omtale av kunder, forretningsforbindelser eller ansatte, eller på annen måte som er i strid med konsernets etiske regler.
  • All informasjon og kommunikasjon skal være profesjonell og bidra til å skape gode relasjoner og godt omdømme.
  • All ekstern korrespondanse skal håndteres i samsvar med regler for arkivering, journalføring og innsyn. E-post skal spesielt vurderes hvorvidt det skal behandles som saksdokument.
  • Som ansatt i Eidsiva har du underskrevet en taushetserklæring for å hindre at uvedkommende får tilgang til informasjon som kan skade Eidsiva eller konsernets ansatte. Vær bevisst dette og overhold din taushetsplikt.
  • Du skal følge gjeldende retningslinjer for hvem som kan uttale seg til media på vegne av Eidsiva. Eidsivas etiske retningslinjer og taushetsplikt gjelder ved bruk av sosiale medier.

Rusmidler

Eidsiva er en rusfri arbeidsplass. Begrensede mengder alkohol kan serveres når lokal skikk og spesielle anledninger gjør dette passende. Det er utarbeidet retningslinjer for rus- og spillavhengighet og hvordan dette skal håndteres. Informasjon om AKAN og retningslinjene finner du i Eidsivas HR-portal på intranett.

 

Regler for god forretningspraksis

Overfor eiere og premissgivere

  • Eidsiva skal operere innenfor rammene av generalforsamlingens fastsatte regler for eierstyring og selskapsledelse, basert på ”Norsk anbefaling for eierstyring og selskapsledelse” (Corporate governance) og statens ”10 prinsipper for eierskap”.
  • Eidsiva skal gi fullstendige, korrekte og nøyaktige redegjørelser til tilsynsmyndigheter og andre. Den enkelte skal sikre at informasjon, regnskapsføring og rapportering er nøyaktig og fullstendig.
  • Aksjonærer og ledelse i kommuner og fylkeskommuner skal motta utfyllende og lik informasjon til riktig tid.
  • Eidsivas strategi for sponsoraktivitet og tildeling av regionale utviklingsmidler skal være åpen og tilgjengelig.
  • Eidsiva skal alene og i samspill med andre, aktivt påvirke rammebetingelsene for konsernet. I møter, arrangementer eller prosjekter med ett eller flere politiske partier skal Eidsivas bidrag være faglige. Eidsiva skal framstå partinøytralt. Dette innebærer blant annet at det aldri skal gis økonomisk støtte eller gaver til politiske partier.

Overfor interesseorganisasjoner

Samarbeid med interesseorganisasjoner skal være preget av åpenhet og være innenfor rammene av regler for god etisk adferd.

Overfor kunder

  • Alle henvendelser skal behandles profesjonelt, vennlig og med nødvendig hurtighet.
  • De opplysninger du gir skal være nyttige, informative, korrekte og pålitelige.
  • Når du omtaler kunder skal det skje på en respektfull og konstruktiv måte.

Overfor leverandører

  • Kjøp av varer og tjenester skal skje på et objektivt og uavhengig grunnlag, også i de deler av virksomheten hvor lov om offentlige anskaffelser ikke kommer til anvendelse. Retningslinjer om dette finner du på intranettet.
  • Ved internasjonalt kjøp av varer og tjenester skal Eidsiva støtte opp under de internasjonale menneskerettighetene slik de er nedfelt i FNs erklæring, konvensjoner og FNs Global Compact-prinsipper.
  • Vi skal bidra til å forhindre sosial dumping ved å støtte opp under FNs arbeidsorganisasjon ILO sine konvensjoner.
  • Vi skal aktivt bidra til en positiv kvalitetsutvikling hos leverandører og av egen bestillerkompetanse.

Overfor konkurrenter

Vi skal konkurrere rettferdig og innenfor rammeverket av gjeldende konkurranseregler. Vi skal ikke hindre andre fra å konkurrere med Eidsiva.

Varsling

Dersom du oppdager kritikkverdige forhold skal dette varsles. Eidsivas retningslinje for varsling angir tre alternative kanaler:

  • Varsling i linjen (nærmeste leder)
  • Varsling til tillitsvalgt/verneombud
  • Anonym varsling til advokatfirma

Eidsivas retningslinjer for varsling finner du i personalhåndboken som er tilgjengelig på intranett. Varsling kan også sendes til et ekstern advokatfirma gjennom epostadressen svalheim@consensus.no. Eidsiva har avtale med Advokatfirmaet Consensus, advokat Odd Henning Svalheim, i Elverum om å ta imot og knytte kommentarer/videresende varslinger. Varsleren er sikret full anonymitet dersom dette er ønskelig.

Etterlevelse og brudd

Ved å etterleve verdiene og reglene bidrar du som ansatt i Eidsiva til å skape og videreutvikle gode relasjoner og dermed sikre Eidsiva et godt omdømme. Brudd på etisk regelverk anses som brudd på arbeidsavtalen, og kan medføre disiplinære reaksjoner. Avhengig av alvorlighetsgrad kan bruddet medføre oppsigelse, avskjed, omplassering og eventuelt anmeldelse til relevant myndighet.