Etiske regler

«Dine handlinger skaper Eidsivas gode relasjoner og omdømme»

Kjære medarbeider, leverandør eller konsulent.

Tillit og troverdighet er viktig for oss i Eidsivakonsernet. Derfor ønsker vi å gjøre vårt ytterste for å sikre at vi følger gjeldende lover og regler, og at god forretningsskikk og ansvarlig adferd kjennetegner oss og alle deler av vår virksomhet. Eidsivas etiske regler gjelder for alle oss som er ansatt i konsernet, og de som opptrer på vegne av Eidsiva.


Våre etiske retningslinjer omfatter regler for god personlig adferd, god forretningspraksis, og varsling og håndtering av eventuelle brudd på retningslinjene.


Våre etiske retningslinjer stiller krav til alle Eidsiva-ansatte, men også til våre leverandører og samarbeidspartnere. Deres forpliktelser til å etterleve det etiske regelverket avtalefestes i kontrakter og samarbeidsavtaler som Eidsiva inngår.


Jeg oppfordrer alle som jobber i Eidsiva til å være åpne om etiske utfordringer og til å støtte ansatte som sier ifra om etiske problemstillinger.

Øistein Andresen
Konsernsjef

Eidsivas etiske regler

Regler for god personlig adferd

Arbeidsmiljø

• Du skal vise respekt og omtanke for andre og arbeide aktivt for et godt arbeidsmiljø preget av likeverd og mangfold.
• Diskriminering eller trakassering skal ikke forekomme og er ikke akseptabelt.
• Du skal utføre dine arbeidsoppgaver slik at du ikke setter eget eller andres liv og helse i fare.
• Du skal vise respekt for andres eiendom og legge vekt på å hindre negative
konsekvenser for miljøet.
• Du skal ikke sette andre i et dilemma med hensyn til regler for god etisk og
omdømmebyggende adferd.
• Hvis du er leder, har du et spesielt ansvar for å være et forbilde når det gjelder å ivareta regler for god etisk adferd, og påse at andre er kjent med og etterfølger reglene.


Lojalitet

• Du skal ivareta konsernets interesser og bidra til at mål og strategier for
virksomheten blir realisert.
• Du skal benytte din kompetanse og posisjon til å sikre gode prosesser ved blant annet å gi uttrykk for og lytte til uenighet, før beslutninger blir fattet. Når beslutninger er fattet, skal de respekteres.


Samfunnsansvar

• Vi skal respektere grunnleggende arbeidsgiverplikter og arbeidstakerrettigheter både internt i egen virksomhet og i forholdet til samarbeidspartnere, kunder og andre som på en direkte måte påvirkes av
konsernets aktiviteter.
• Vi skal respektere grunnleggende menneskerettigheter både internt i egen virksomhet og i forholdet til samarbeidspartnere, kunder og andre som påvirkes av konsernets aktiviteter.
• Vi skal bidra til en bærekraftig utvikling gjennom vår virksomhet. Vi skal utføre forretningsvirksomheten mest mulig miljøeffektivt, med minst mulig
belastning på miljøet.


Økonomisk kriminalitet, korrupsjon, habilitet og interessekonflikter

• Eidsiva har nulltoleranse når det gjelder korrupsjon både internt, hos leverandører og hos samarbeidspartnere. Alle ledere skal bidra til en kultur som fremmer anti-korrupsjon. Med korrupsjon menes å kreve, motta eller aksepterer et tilbud om en utilbørlig fordel i anledning av utøvelsen av stilling, verv eller utføringen av oppdrag, eller å gi eller tilby noen en utilbørlig fordel i anledning av utøvelsen av stilling, verv eller utføringen av oppdrag. I Eidsiva omfatter korrupsjon forhold som utpressing, bestikkelser, hvitvasking, svindel og inkluderer også medvirkning til slikt.
• Du skal ikke bruke din stilling til personlig vinning.
• Du skal ikke påvirke eller avgjøre utfallet av en sak mellom Eidsiva og en annen part når du selv eller en av dine nærmeste, for eksempel familie, slekt eller nære venner, er part i saken.
• Du skal ikke tilby eller ta imot godtgjørelser, tjenester, provisjoner eller andre fordeler som av andre kan vurderes til å påvirke et forretningsmessig forhold.
• Hvis du er i tvil om habilitet, og ved interessekonflikter, skal du varsle din
nærmeste leder, slik at du kan fritas fra videre befatning med saken. I forbindelse med interne revisjoner av vår virksomhet og rutiner, skal det legges til grunn risikovurdering i relasjon til korrupsjon.


Deltagelse i annen virksomhet

• Du skal ikke utføre annet lønnet arbeid eller drive privat næringsvirksomhet som vil være i et slikt omfang at det kan gå utover dine forpliktelser overfor Eidsiva.
• Styreverv hvor du ikke er Eidsivas representant, skal alltid godkjennes på nivå med virksomhetsdirektør eller høyere. Dette omfatter ikke frivillige
organisasjoner såfremt vervet ikke er lønnet, eller det setter deg i en
interessekonflikt.


Gaver og sosiale arrangementer

• Du skal ikke tilby eller ta imot gaver eller delta i arrangementer som er egnet til å påvirke objektivitet og uavhengighet.
• Din deltakelse i forretningsforbindelsers arrangementer skal avklares med
nærmeste leder. Reiser og overnatting skal alltid dekkes av Eidsiva.
• Våre arrangementer, hvor for eksempel kunder, leverandører og offentlige
tjenestepersoner deltar, skal være preget av nøkternhet og være innenfor
rammen av Eidsivas etiske regelverk.


Bruk av utstyr

• Du skal som hovedregel bare benytte Eidsivas utstyr og eiendeler i sammenheng med ditt arbeid, og behandle det med omtenksomhet og forsiktighet.
• Eventuell privat bruk av konsernets utstyr og eiendeler skal følge fastsatte regler og retningslinjer. Du er selv ansvarlig for det utstyret du låner.


Regler for god kommunikasjon


• Du skal ikke bruke Eidsivas IT-systemer til aktiviteter som strider mot norsk lov, Eidsivas IKT-instrukser eller som kan oppfattes uetisk eller støtende.
• All informasjon og kommunikasjon skal være profesjonell og bidra til å skape gode relasjoner og godt omdømme.
• Vær bevisst og overhold din taushetsplikt.
• Som ansatt skal du følge gjeldende retningslinjer for hvem som kan uttale seg til media på vegne av Eidsiva.
• Eidsivas etiske retningslinjer og taushetsplikt gjelder ved bruk av sosiale medier.


Rusmidler

Eidsiva er en rusfri arbeidsplass. Begrensede mengder alkohol kan serveres når lokal skikk og spesielle anledninger gjør dette passende. Det er utarbeidet retningslinjer for rus- og spillavhengighet og hvordan dette skal håndteres. Informasjon om AKAN og retningslinjene finner du på Eidsivas internettsider.

Regler for god forretningspraksis

Overfor eiere og premissgivere

• Eidsiva skal operere innenfor rammene av generalforsamlingens fastsatte regler for eierstyring og selskapsledelse, basert på ”Norsk anbefaling for eierstyring og selskapsledelse” (Corporate governance) og statens ”10 prinsipper for eierskap”.
• Eidsiva skal gi fullstendige, korrekte og nøyaktige redegjørelser til
tilsynsmyndigheter og andre. Den enkelte skal sikre at informasjon,
regnskapsføring og rapportering er nøyaktig og fullstendig.
• Eiere skal motta utfyllende og lik informasjon til riktig tid.
• Eidsivas strategi for sponsoraktivitet og tildeling av regionale utviklingsmidler skal være åpen og tilgjengelig.
• Eidsiva skal alene og i samspill med andre, aktivt påvirke rammebetingelsene for konsernet. I møter, arrangementer eller prosjekter med ett eller flere politiske partier skal Eidsivas bidrag være faglige. Eidsiva skal framstå partinøytralt. Dette innebærer blant annet at det aldri skal gis økonomisk støtte eller gaver til politiske partier.


Overfor interesseorganisasjoner

• Samarbeid med interesseorganisasjoner skal være preget av åpenhet og være innenfor rammene av regler for god etisk adferd.


Overfor kunder

• Alle henvendelser skal behandles profesjonelt, vennlig og med nødvendig hurtighet.
• De opplysninger du gir skal være nyttige, informative, korrekte og pålitelige.
• Når du omtaler kunder, skal det skje på en respektfull og konstruktiv måte.


Overfor leverandører

• Kjøp av varer og tjenester skal skje på et objektivt og uavhengig grunnlag, også i de deler av virksomheten hvor lov om offentlige anskaffelser ikke kommer til bruk. Retningslinjer om dette finner du på intranettet.
• Ved internasjonalt kjøp av varer og tjenester skal Eidsiva støtte opp under de internasjonale menneskerettighetene slik de er nedfelt i FNs erklæring,
konvensjoner og FNs Global Compact-prinsipper.
• Vi skal bidra til å forhindre sosial dumping ved å støtte opp under FNs arbeidsorganisasjon ILO sine konvensjoner.
• Før inngåelse av kontrakt skal leverandører kunne forevise rutiner for å motvirke korrupsjon.


Overfor konkurrenter

• Vi skal konkurrere rettferdig og innenfor rammeverket av gjeldende
konkurranse-regler. Vi skal ikke hindre andre fra å konkurrere med Eidsiva.


VARSLING

• Dersom du oppdager kritikkverdige forhold, skal dette varsles. Eidsivas
retningslinje for varsling angir tre alternative kanaler:
o Varsling i linjen
o Varsling til tillitsvalgt/verneombud
o Anonym varsling til advokatfirma
• Eidsivas retningslinjer for varsling finner du i personalhåndboken som er
tilgjengelig på intranett. Varsling kan også sendes til et eksternt advokatfirma
gjennom epostadressen svalheim@consensus.no. Eidsiva har avtale med
Advokatfirmaet Consensus, advokat Odd Henning Svalheim, i Elverum om å ta imot og knytte kommentarer/videresende varslinger. Varsleren er sikret full anonymitet dersom dette er ønskelig.


FORHOLD TIL ANNET REGELVERK OG LOVER

De etiske reglene handler om krav til etisk adferd, men fanger ikke opp alle forhold knyttet til «riktig atferd». Konsernet har flere retningslinjer og regelverk som utfyller de etiske reglene. I tillegg til å følge de etiske reglene, skal ansatte lojalt følge lover, forskrifter og interne regler som gjelder konsernets virksomhet.


ETTERLEVELSE OG BRUDD

Ved å etterleve verdiene og reglene bidrar du som ansatt i Eidsiva til å skape og videreutvikle gode relasjoner og dermed sikre Eidsiva et godt omdømme.
Brudd på etisk regelverk anses som brudd på arbeidsavtalen, og kan medføre
disiplinære reaksjoner. Avhengig av alvorlighetsgrad kan bruddet medføre oppsigelse, avskjed, omplassering og eventuelt anmeldelse til relevant myndighet.

Eidsivas etikkplakat

Etikkplakaten